Rôle attendu du chef de mission
Attributions et responsabilités
Un navire de recherche océanographique, qu'il soit côtier ou hauturier, est une plate-forme instrumentée, flottante et mobile qui répond, en raison du milieu dans lequel elle évolue, à des règles juridiques particulières. L’attention des scientifiques embarqués est attirée sur le fait que ces règles apportent sur certains points des différences notables par rapport aux droits et obligations applicables à chacun à terre (autorité, organisation à bord…).
A côté de notions spécifiques telles celles de propriétaire, d'armateur ou de gérant technique, trois acteurs majeurs apparaissent lors de toute mission à bord des navires de recherche océanographiques de l'Ifremer : le commandant du navire, le chef de mission et "l'opérateur institutionnel". Ces trois acteurs interagissent tout au long de la mission pour le succès de celle-ci.
Il est rappelé que la mission est la période qui s'entend entre la mobilisation et la démobilisation d'un navire. Pour les périodes qui se situent avant et après celles-ci, le chef de mission, tout comme les membres de l'équipe scientifique sont soumis aux procédures et modalités des ordres de mission signés par leurs employeurs respectifs ou autorités habilitées.
Le chef de mission qui embarque sur un navire de recherche océanographique de l'Ifremer* dans la configuration et l'organisation de la recherche contemporaine, peut aujourd'hui être soit un salarié de l'Ifremer, - qui est le propriétaire du navire -, soit être soumis à un lien de subordination avec un autre organisme de recherche français ou avec un affréteur, ou être régi par un statut (fonction publique), ou bien encore être citoyen d’un pays membre de l’Union européenne, dans le cadre ou non de l'OFEG (Ocean Facilities Exchange Group), de la Marine Nationale, voire être extérieur à l'Europe.
* Cette note se limite au seul périmètre de l'Ifremer, agence de moyens et donc aux navires dont il est le propriétaire et aux accords de partenariats conclus par l'Ifremer. Il ne saurait être question de réglementer les embarquements sur des navires tiers.
Ce chef de mission est l’interlocuteur unique de l’opérateur institutionnel (Ifremer) et du gestionnaire technique (Genavir) et assure l’interface avec son équipe scientifique. Il adhère à l'ensemble des règles (contribue notamment au respect des règles du guide du navire disponible sur le site QHSE comme tous les autres personnels qui embarquent à bord des navires de la flotte océanographique). Ce principe d'adhésion est stipulé dans le protocole de préparation de mission.
Cette activité de recherche s'insère dans un programme, un projet** et un dossier de demande de campagne validé par la Commission Nationale Flotte Hauturière (pour l'évaluation des campagnes hauturières) ou la Commission Nationale de la Flotte Côtière (pour l'évaluation des campagnes côtières). Le chef de mission est responsable tout au long de la mission de l’obtention des résultats recherchés souhaités. Il a, par la nature de son travail scientifique ou technique, un plan de mission (planning des travaux). Celui-ci se concrétise successivement lors :
- du dossier de demande de campagne à la mer, établi suite à l’appel d’offres national, qui sera évalué par les commissions nationales d’évaluation (CNFH ou CNFC) (cf. règles du dispositif national d'évaluation et de programmation des campagnes océanographiques) ;
- de l’élaboration du dossier de préparation de mission qui après validation par l’Ifremer sera transmis à Genavir et servira de base à la réunion de préparation de mission ;
- de la validation par le chargé de programmation Ifremer, le Directeur des opérations et de la logistique de Genavir et le chef de mission du compte rendu de la réunion de préparation de mission (CRPM)
- de sa réalisation ;
- et enfin du rendu de la mission.
**Dans l'organisation du travail scientifique, la mission peut être une partie d'un projet qui est dirigé par un chef de projet, sans que celui-ci soit présent lors de la campagne à la mer.
Les attributions et responsabilités du chef de mission lors des trois phases principales (avant, pendant et après la mission) du projet de recherche dans lequel sont impliqués les moyens navals de l'Ifremer, sont décrites ci-après.
Il est rappelé que les moyens navals gérés par l'Ifremer sont des moyens nationaux, susceptibles d'être requis dans des conditions spécifiques ou d'urgence pour des missions de service public (sécurité, recherche d'épaves notamment). Hormis le cas d'affrètements commerciaux, de collaboration recherche industrie, la communauté scientifique dispose d'un droit d'accès et d'une mise à disposition de l'ensemble de ces moyens. Il en résulte que si l'Ifremer devait annuler une mission, même prévue de longue date, et s'il n'était pas en mesure de mettre en œuvre des moyens de substitution, celui-ci ne saurait voir sa responsabilité financière engagée. L'Ifremer n'est pas tenu de rembourser les frais engagés par les équipes scientifiques en vue de la mission. La seule obligation de l'Ifremer, en pareil cas, serait d'en informer dans les meilleurs délais le chef de mission. Le rapatriement des personnels et des éventuels matériels, sauf disposition particulière contraire avant la mission, reste à la seule charge des organismes, dont ils dépendent.
Avant la mission
Avant toute chose, le chef de mission prend connaissance de la lettre d'engagement qui précisera les conditions de son accès à bord. Le chef de mission élabore un dossier de demande de campagne*** soumis à la Commission Nationale Flotte Hauturière (pour l'évaluation des campagnes hauturières) ou la Commission Nationale de la Flotte Côtière (pour l'évaluation des campagnes côtières). Il est dans l'obligation d'accepter les expertises et les évaluations de son projet et la décision qui est prise par le comité directeur de la Direction de la Flotte Océanographique (DFO) Française puis du CA de l’Ifremer de programmer ou non la mission au regard d’une part de l'évaluation scientifique et technique, et d’autre part de la capacité budgétaire à programmer ou non cette mission.
*** Dans certains cas très spécifiques (partenariat type Marine nationale-Ifremer), il est dérogé à ce principe préalable.
Il indique dans son dossier de demande de campagne, puis ultérieurement de manière plus affinée dans son dossier de préparation de mission, les travaux à effectuer durant la mission afin d'obtenir les résultats souhaités ainsi que le plus précisément possible les zones de travail, les ports souhaités le cas échéant (la décision appartenant en dernier ressort à l'Ifremer, selon les conditions locales de sécurité, de sûreté et d’accessibilité), les temps d'escale en cas de besoin de rotation de l'équipe scientifique. A cet effet, il fournit une carte précise du déploiement envisagé afin de permettre, tant au Pôle Opérations Navales de la Direction de la Flotte Océanographique (DFO/PON) et/ou Genavir qu’aux services de l'Etat, une évaluation objective de la sûreté et diplomatique. En contrepartie, DFO/PON et son opérateur Genavir mettent à disposition les moyens disponibles pour l’accomplissement de la mission.
Il est rappelé ici que dans un souci constant d’optimisation de la programmation des navires de la FOF, la DFO se réserve la possibilité de répondre défavorablement à toute demande du chef de mission qui soit non justifiée d’un point de vue scientifique ou logistique.
Dans son rôle d'animateur de l'équipe embarquée, conformément aux objectifs de son plan de mission, il contacte des équipes scientifiques et/ou techniques de divers instituts français ou non, afin de réaliser ces travaux. A charge de chaque équipe de constituer une liste d’embarquants compétents et disponibles pour les dates prévues de la mission. Il informe son équipe, dès sa constitution, du déroulement prévu de la mission, des escales éventuellement envisagées, ainsi que des mesures qui pourraient être prises afin que soient assurés le succès scientifique ou technique de la mission, mais également la sûreté de la mission à partir des informations transmises par DFO/PON et/ou Genavir.
Il communique à l'Ifremer et à Genavir, par l’intermédiaire de son dossier de préparation de mission, la liste des personnels embarqués, l'organisme dont ils dépendent ainsi que le contact DRH employeur de chacun.
Il doit, si nécessaire, transmettre à DFO/PON dans les délais tels que précisés sur le site de la Flotte Océanographique Française, un dossier de demande de travaux dans les eaux étrangères afin que les demandes d'autorisations soient instruites par la DFO qui fait le lien avec les autorités militaires et diplomatiques.
Il doit recevoir de DFO/PON et/ou Genavir une information actualisée sur l'évolution de l'état de sûreté de la mission selon la zone de travaux envisagée et le cas échéant de tout changement de programmation de la mission. Cette information devra lui être notifiée dans les plus brefs délais.
Il est l'interlocuteur direct et unique de l'Ifremer et/ou de Genavir sur les modalités de préparation et de déroulement de la mission. Il a, dès ce stade l'obligation, d'informer son équipe de toute évolution ou contraintes susceptibles d'interférer sur le plan de mission initialement envisagé. Sur la base des informations obtenues de l'Ifremer et/ou de Genavir, il doit lui transmettre les avis, les informations actualisées ou les dispositions prises dans le domaine de la sûreté, en fonction des zones dans lesquelles se déroulera la mission, afin de permettre aux personnels d'exercer le cas échéant, s'ils le souhaitent, leur droit de retrait.
Il a la responsabilité d'informer l’équipe scientifique des réglementations en vigueur, et plus particulièrement des dernières évolutions dont il a eu connaissance ou qui lui auront été notifiées lors des différents échanges liés à la préparation de la mission, ainsi que des différentes instructions édictées soit par l'Ifremer, soit par Genavir concernant les personnels embarqués.
Il veille à ce que tout le personnel non marin l'accompagnant pour cette mission, possède un certificat médical d'aptitude à l'embarquement (et le cas échéant à la plongée) et au travail à accomplir à bord du navire* ; il se charge de les collecter et les remet à Genavir. Il aura rappelé, bien avant le commandant du navire, au moment de la phase de préparation de la mission, qu'aucun personnel ne sera autorisé à embarquer à bord du navire s'il n'est pas titulaire de ce certificat. Pour une bonne gestion, il est opportun que la vérification des certificats médicaux soit réalisée avant le départ des intéressés vers le port d'embarquement. Lors de l’embarquement, il se charge de remettre au commandant du navire les dossiers médicaux confidentiels des membres de son équipe. Il doit en outre obtenir, avant le départ en mission, les renseignements suivants concernant chacun des membres de son équipe scientifique : contact d’urgence familial et coordonnées du contact DRH employeur de chacun. Ce rôle d’alerte lui est notifié lors de la réunion de préparation.
Il informe l’Ifremer et Genavir des matériels scientifiques et/ou audiovisuel que souhaitent embarquer ses équipes. Il précise enfin s'il envisage une communication (blog/presse) autour de sa mission.
*Depuis la réforme du Droit du travail, si la fiche de poste stipule des embarquements réguliers , l'attestation du médecin du travail couvre l'aptitude à l'embarquement.
Pendant la mission
La mission au sens strict doit se définir comme la période qui va du début de la mise à disposition à la fin de la mise à disposition ; au sens large, la mission sera encadrée par le trajet pour rejoindre le navire et au retour rejoindre leur lieu de travail habituel, dans le cadre d'un ordre de mission.
Le chef de mission est l'interlocuteur unique du commandant pour l'organisation du travail de l'équipe scientifique. Il propose au commandant et au chef d’opérations engins un planning des prévisions journalières d'opérations, afin de planifier les travaux et d'assurer la disponibilité opérationnelle des matériels. Il appartient au commandant de valider ou non la réalisation d’une opération particulière.
Il anime et encadre l'équipe scientifique ou technique ; à ce titre et à l'égard de celle-ci, il dispose durant la mission d'un rôle d'organisation et d'un rôle d’animation et de coordination scientifique pour l'ensemble des tâches prévues dans le cadre du déroulement de la mission.
Si une quelconque modification du programme initial devait intervenir, le chef de mission et également DFO/PON seraient informés de cette situation le plus rapidement possible, afin de statuer, notamment sur les conséquences d'une modification du plan de mission.
La décision des travaux en mer appartient en dernier ressort au commandant du navire en fonction des contraintes (techniques, météorologiques,…) et des consignes (sur l'évolution de la sécurité et ou sûreté en cours de mission) que l'armement a pu lui donner au préalable ou si les circonstances l'exigent, en temps réel. Le chef de mission, en tant qu'interlocuteur unique, est tenu informé dans les meilleurs délais.
Si dans la pratique, le chef de mission peut être conduit à s'adresser directement aux membres de l'équipage, plus particulièrement au second capitaine, à l'officier de quart passerelle ou au maître d'équipage, pour obtenir un quelconque service, ceux-ci ne sont tenus d'y répondre qu'avec l'accord du commandant.
En début de mission il parcourt la liste et les lieux d’utilisation des produits chimiques avec le second capitaine. Il nomme un responsable chimie à bord et un responsable de chaque laboratoire qui l’informera ainsi que le second capitaine de l’utilisation et de la manipulation de produits dangereux particuliers (pour les personnels embarqués ou pour l'environnement).
Il doit informer le commandant de tout incident et de tout accident dont il aurait la connaissance, intervenus au cours du travail scientifique ou dans les laboratoires du navire. En cas d’accident à la personne il informe dans les 24 heures, en accord avec le commandant, le service DRH de l’organisme dont dépend la personne concernée.
Il veille avant la fin de la mise à disposition que l'équipe scientifique laisse les locaux (laboratoires, locaux informatiques, lieux de vie…) dans un état conforme à l’état initial dans lequel il l’a trouvé.
A l'issue de la mission
Il établit, à l'issue de la mission, à l’attention de la DFO et de Genavir les documents de fin de mission dont la fiche d’évaluation de fin de mission conformément à la procédure en vigueur à remettre à son débarquement. Il veillera tout particulièrement à fournir à DFO/PON et à Genavir un rapport relatant précisément les incidents ou accidents dont il aura eu connaissance qui se seraient déroulés au cours de la mission.
Si la mission s’est déroulée dans des eaux étrangères, il fournira à DFO/PON, à destination de l’état riverain considéré et avant de débarquer, un compte rendu diplomatique préliminaire de la mission (Preliminary Cruise Report = PCR).
Il remet les données acquises au cours de la mission, le cas échéant, au chef de projet et veille à l’archivage des données et à leur mise à disposition pour les personnes impliquées.
Le chef de mission (ou son chef de projet) participe ou fournit les documents nécessaires, à toute opération de communication ou de valorisation de la campagne et notamment à la diffusion des connaissances et résultats vers le grand public, le milieu éducatif et le monde socio-économique…, dans le cadre de la politique de communication de l'Ifremer. Toutefois le travail du chef de mission étant d'abord un travail scientifique, il peut opposer un délai raisonnable, apprécié au cas par cas, pour préserver les résultats obtenus (confidentialité, publications préalables à toute communication…). Par défaut, ce délai peut être de 2 ans.
Dans le cadre de son travail scientifique, comme tout personnel qui embarque à bord des moyens navals de l'Ifremer, le chef de mission doit veiller que les données acquises pendant la mission soient valorisées (articles, conférences, brevets, rapports techniques, thèses…). Il fournit annuellement une fiche de valorisation de campagne, et après 4 ans un dossier de valorisation évalué par la CNFH ou la CNFC le cas échéant. Cette valorisation permet notamment de mesurer l'impact scientifique ou technique des campagnes océanographiques.
Il reconnaît avoir pris connaissance des dispositions relatives aux droits et obligations en matière d'archivage et de diffusion des données acquises à bord des navires de l'Ifremer et d’en accepter le contenu. A ce titre, il reconnaît ne pas être propriétaire des différentes données (audiovisuelles, cartographiques, sismiques…) acquises avec et grâce aux moyens navals, engins de toute nature et autres équipements techniques et rassemblées dans un fichier informatique, numérique ou toute autre forme. Il s'engage à indiquer dans toutes publications, quel qu'en soit le support, dans toutes manifestations, cours ou colloques, que les données diffusées sont issues de la campagne "X" effectuée sur le navire "Y" de la Flotte Océanographique Française ou obtenues par tel engin sous-marin, copyright Ifremer.
Il s'engage à ne pas exploiter à des fins commerciales, sauf accord particulier conclu avec l'Ifremer, les images et/ou données obtenues ; en contrepartie, l'Ifremer devra, s'il souhaite dans un but de vulgarisation ou pour ses besoins propres exploiter les images et/ou les données acquises au cours de la campagne qu'il aura dirigée, lui demander formellement son autorisation.
Préalablement au début de la mission ainsi que suite à la mission, il s’engage à informer l’Ifremer, si lui et/ou les équipes embarqués ont conclu ou souhaite conclure un partenariat avec un industriel, notamment cofinancement de thèse, de post doctorat en vue d’étudier les données acquises lors de la campagne. Avant tout usage des données, l’Ifremer se réserve le droit de conclure une convention spécifique d’usage des données, à titre onéreux ou sans contrepartie financière, avec l’industriel.