La première étape du processus, pour obtenir un des moyens de la Flotte océanographique française voire de bénéficier de l'accès aux navires étrangers des pays membres de l'OFEG via les accords signés par l’Ifremer, consiste à répondre à l'appel à projets national.
Le dépôt de la Demande De Campagne (DDC) se fait via le SGC, Système de Gestion de Campagnes (https://sgc.flotteoceanographique.fr/).
Ces appels à projets sont lancés chaque année à l'été de l'année N-2 de première année de programmabilité pour les navires hauturiers et à l'hiver de l'année N-1 de l'année de première programmabilité pour les navires côtiers.
Afin de vous aider dans vos démarches, n'hésitez pas à contacter le Pôle Opérations Navales (DFO_campagnes@flotteoceanographique.fr) ou bien l'assistance du SGC (sgc@flotteoceanographique.fr) selon le besoin.

La deuxième étape est l'examen des dossiers de demande de campagne par les évaluateurs de chacune des disciplines scientifiques lors des Commissions Nationales de la Flotte. De cette évaluation par les commissions, il se dégage un "classement" selon le degré de pertinence scientifique des projets proposés (programmable ou non retenue, ou encore hors classement…).
Ces commissions tiennent leur session d'évaluation en décembre N-2 pour les navires hauturiers et en mars N-1 pour les navires côtiers.

Lors de la troisième étape, la Flotte océanographique française élabore la programmation des moyens navals (navires, équipements et engins). Pour ce faire le Pôle Opérations Navales étudie chaque demande de campagne retenue par les Commissions et instruit le besoin, en étroite collaboration avec les porteurs de projets pour aboutir à la planification d'une ou plusieurs missions à la mer en vue d'atteindre les objectifs de la campagne. Ces démarches minutieuses sont de multiples natures et peuvent revêtir un caractère diplomatique, de sûreté, réglementaire, technique, logistique, de ressource et de compétences, dans une gestion budgétaire stricte.

Les contraintes prises en considération sont entre autres :

• les impératifs de dates exprimés par les chefs de missions, lorsqu'ils sont pleinement justifiés,
• l'ancienneté de campagnes antérieures non réalisées,
• la disponibilité des équipements et des navires (MCO) et des personnels techniques nécessaires à leur mise en œuvre,
• les impératifs budgétaires, techniques et logistiques,
• l’optimisation des temps de transits entre les différentes campagnes,
• les aspects sûreté, diplomatie, sécurité,
• l’interaction éventuelle entre flotte hauturière et côtière.

Après l’aval du comité directeur de la Flotte et du conseil d'administration de l'Ifremer, le programme prévisionnel est officialisé en décembre de l’année qui précède l’année de réalisation des missions.

Les contextes géopolitiques ont tendance à se tendre ces dernières années et les états riverains sont de plus en plus regardant sur l'occupation de leurs eaux territoriales et zones économiques exclusives (ZEE). Plus récemment, une prise de conscience de l'impact environnemental des travaux maritimes incite les autorités étrangères à plus de vigilance et imposent des conditions avant d'octroyer les autorisations de travaux dans leurs eaux.
Par ailleurs, afin de faciliter les traitements diplomatiques, le MEAE français demande à la DFO de centraliser les différentes demandes des utilisateurs de l'IR* pour les transmettre au Ministère. Après un traitement juridique et géopolitique au sein du MEAE, les demandes sont ensuite transmises aux ambassades des pays concernés pour un traitement en application de la convention des nations unies sur le droit de la mer (CNUDM).

En conséquence, il vous est demandé de transmettre au chargé d'opérations qui traite votre campagne, une demande d'autorisation de travaux au moins 8 mois avant la mobilisation de celle-ci. Certaines procédures plus complexes peuvent requérir de transmettre cette demande plus de 12 mois avant la date présumée de début des travaux.

En parallèle du processus de programmation, dans l'année qui précède la réalisation de la mission, un certain nombre d'éléments doivent être vérifiés et le cas échéant transmis à la DFO (DFO_campagnes@flotteoceanographique.fr) au préalable de tout embarquement. Ils concernent notamment :

• le rôle attendu du chef de mission sur les navires ;
• l'aptitude médicale à l'embarquement ;
• l’aptitude physique requise pour plonger en engin sous-marin le cas échéant ;
• les règles de sécurité (équipements, produits chimiques, radioéléments, protections …) ;
• le contrôle des risques sonores pour les mammifères marins ;
• une information concernant l'expédition de matériels et containers à destination des chefs de mission de l'Ifremer ;
• les règles APA ;
• les droits et obligations en matière d'archivage et de diffusion des données, acquises à bord des navires ;
• les règles de communication de droit à l'image.

Il est également primordial de prendre connaissance de la lettre d'engagement, de la signer et de la faire contresigner par une personne habilitée de l'organisme employeur du chef de mission.

Cette lettre rappelle brièvement l'ensemble des implications et des attendus du chef de mission bénéficiaire d'une mission à bord d'un moyen de l'IR* financé par le MESR. Elle précise également les responsabilités juridiques réciproques de l'Ifremer et de l'organisme bénéficiaire de la mission.

Cette lettre est à retourner dans les meilleurs délais à la DFO (DFO_campagnes@flotteoceanographique.fr).

Sollicitation d'une pré-réunion technique :

Le chef de mission peut, s'il le souhaite, solliciter une pré-réunion technique auprès du chargé d'opérations responsable du navire ciblé, ceci en amont de la réunion de préparation. Il est possible que pour se faire, le chargé d'opérations réclame par anticipation, une base de travail tel qu'un dossier de préparation provisoire. Cette pré-réunion facultative, en plus de faciliter l'organisation de la mission, peut apporter une aide au Chef de mission en vue de la rédaction du dossier de préparation de mission.

Au terme de la phase préparatoire de la mission, la réunion de préparation vise à entériner dans les moindres détails tous les aspects de la réalisation de la mission : déroulé des opérations, ajustements logistiques et contexte sanitaire etc...

En vue de cette réunion, le chef de mission doit fournir à la DFO un Dossier de Préparation de Mission (DPM) composé d'un support commun et de formulaires dédiés le cas échéant.

La réunion de préparation de mission est également l'échéance à laquelle certains engagements sont contrôlés :

•  signature et retour de la lettre d'engagement ;
•  contrôle du respect de la réglementation APA.

Pour rappel, le non respect de ces engagements peut entrainer la suspension voire l'annulation de la réalisation de la mission.

Cette réunion est organisée à la main de Genavir (sauf Marion Dufresne) qui sollicite toutes les parties prenantes (équipe scientifique, DFO, Genavir et opérateurs spécifiques) et doit se tenir avec un délai suffisant avant la mobilisation. Aussi il vous est demandé de fournir les DPM à la DFO 3 mois avant la mobilisation de la mission.

A l'issue de cette réunion, un Compte Rendu de Préparation de Mission (CRPM) résume l'ensemble des éléments de réalisation, notamment le nombre d'opérations et les conditions d'acquisition. Ce document vaut contrat moral de prestation au profit de la communauté scientifique.

Dès la fin de la mission, le chef de mission doit remplir les documents de fin de mission.
Au dernier jour de la mission :

•  Fiche d’évaluation de Fin de Mission (FEFM) ;
• Fiche de rapport diplomatique préliminaire de mission (PCR) pour les travaux effectuées en eaux étrangères ;

Aussitôt que possible à l'issue de la mission :

• Fiche CSR pour le Sismer, à remplir via le SGC, (https://sgc.flotteoceanographique.fr/) ;
• Compte rendu sur l'utilisation de radioéléments pour les missions concernées ;
•  Compte rendu sur l'utilisation des produits chimiques et des hottes pour les missions concernées ;
•  Compte rendu de perte de matériel le cas échéant.

Par ailleurs, deux formulaires confidentiels sont à votre disposition :

•     Fiche confidentielle opérateur institutionnel à la DFO ;
•     Fiche confidentielle gestionnaire technique GENAVIR.

Nous rappelons que la fourniture du PCR répond à une obligation de la CNUDM. Il doit être envoyé à la DFO qui l’adressera ensuite aux autorités des eaux étrangères concernées via le canal diplomatique officiel (MEAE).
Il appartient ensuite au chef de mission de transmettre dans un second temps, toujours à l’attention de la  DFO, les résultats finaux et les conclusions à l’issue des travaux scientifiques résultant de cette mission selon un format à convenir. En cas de demande particulière formulée dans le document d’autorisation de travaux, il pourrait être également demandé des prélèvements et des données, voire une assistance pour leurs traitements et interprétations, à la charge du chef de mission.
Ces restitutions sont obligatoires et importantes car elles conditionnent directement l’obtention future d’autorisation de travaux dans ces mêmes eaux.

A l'issue de la réalisation de la (ou des) mission(s) scientifique(s), la remise d'une fiche de valorisation de la campagne est nécessaire à la justification de la qualité de la science opérée.
Cette fiche doit être remise au plus tard 4 ans après la campagne. Cas particulier des missions d'enseignement dont la fiche est à remettre 1 an après la campagne.
La saisie des fiches de valorisation doit être réalisée en ligne dans le SGC (Système de Gestion de Campagne).
Vous trouverez le manuel d'utilisation de la saisie des fiches de valorisation dans le SGC à l'adresse https://sgc.flotteoceanographique.fr/html/help/fiches-valorisation.pdf 
Pour toutes questions relatives à la saisie dans le SGC n'hésitez pas à contacter sgc@flotteoceanographique.fr
Cette fiche de valorisation fait l'objet d'une évaluation par la Commission Nationale de la Flotte dont relève la campagne, qui critique la qualité de la restitution en rapport avec la demande de campagne (DDC) précédemment évaluée.