Au terme de la phase préparatoire de la mission, la réunion de préparation vise à entériner dans les moindres détails tous les aspects de la réalisation de la mission : déroulé des opérations, ajustements logistiques et contexte sanitaire etc...

En vue de cette réunion, le chef de mission doit fournir à la DFO un Dossier de Préparation de Mission (DPM) composé d'un support commun et de formulaires dédiés le cas échéant.

La réunion de préparation de mission est également l'échéance à laquelle certains engagements sont contrôlés :

•  signature et retour de la lettre d'engagement ;
•  contrôle du respect de la réglementation APA.

Pour rappel, le non respect de ces engagements peut entrainer la suspension voire l'annulation de la réalisation de la mission.

Cette réunion est organisée à la main de Genavir (sauf Marion Dufresne) qui sollicite toutes les parties prenantes (équipe scientifique, DFO, Genavir et opérateurs spécifiques) et doit se tenir avec un délai suffisant avant la mobilisation. Aussi il vous est demandé de fournir les DPM à la DFO 3 mois avant la mobilisation de la mission.

A l'issue de cette réunion, un Compte Rendu de Préparation de Mission (CRPM) résume l'ensemble des éléments de réalisation, notamment le nombre d'opérations et les conditions d'acquisition. Ce document vaut contrat moral de prestation au profit de la communauté scientifique.