Étape 5. La préparation de la mission.
En parallèle du processus de programmation, dans l'année qui précède la réalisation de la mission, un certain nombre d'éléments doivent être vérifiés et le cas échéant transmis à la DFO (DFO_campagnes@flotteoceanographique.fr) au préalable de tout embarquement. Ils concernent notamment :
- le rôle attendu du chef de mission sur les navires ;
- l'aptitude médicale à l'embarquement ;
- l’aptitude physique requise pour plonger en engin sous-marin le cas échéant ;
- les règles de sécurité (équipements, produits chimiques, radioéléments, protections …) ;
- le contrôle des risques sonores pour les mammifères marins ;
- une information concernant l'expédition de matériels et containers à destination des chefs de mission de l'Ifremer ;
- les règles APA ;
- les droits et obligations en matière d'archivage et de diffusion des données, acquises à bord des navires ;
- les règles de communication de droit à l'image.
Il est également primordial de prendre connaissance de la lettre d'engagement, de la signer et de la faire contresigner par une personne habilitée de l'organisme employeur du chef de mission.
Cette lettre rappelle brièvement l'ensemble des implications et des attendus du chef de mission bénéficiaire d'une mission à bord d'un moyen de l'IR* financé par le MESR. Elle précise également les responsabilités juridiques réciproques de l'Ifremer et de l'organisme bénéficiaire de la mission.
Cette lettre est à retourner dans les meilleurs délais à la DFO (DFO_campagnes@flotteoceanographique.fr).
Sollicitation d'une pré-réunion technique :
Le chef de mission peut, s'il le souhaite, solliciter une pré-réunion technique auprès du chargé d'opérations responsable du navire ciblé, ceci en amont de la réunion de préparation. Il est possible que pour se faire, le chargé d'opérations réclame par anticipation, une base de travail tel qu'un dossier de préparation provisoire. Cette pré-réunion facultative, en plus de faciliter l'organisation de la mission, peut apporter une aide au Chef de mission en vue de la rédaction du dossier de préparation de mission.